Las empresas olvidan proteger los datos de sus documentos

Antonio Ramírez, responsable de soluciones documentales de Konica Minolta.
Por Mayra Martínez Avidad

Aunque el compromiso por proteger la información electrónica va en aumento, según Antonio Ramírez, responsable de soluciones documentales de Konica Minolta, las empresas siguen sin tener conciencia sobre la necesidad de proteger los datos de los documentos físicos.

¿Qué porcentaje de la información manejada por las pymes está ya en formato electrónico?
Es una realidad absoluta que las empresas están avanzando en la gestión de sus documentos, empezando a tener una conciencia sobre la importancia de dichos documentos dentro de su organización. Esto ha permitido, entre otros factores, que la información de las pequeñas y medianas empresas de este país, se empiece a manejar y gestionar en mayor manera de forma electrónica. La realidad de los correos electrónicos, de los presupuestos en formato pdf o las declaraciones de IVA telemáticas, entre otros, hacen que el documento electrónico tome vigor. Sin embargo esta situación no hace que los documentos en formato papel disminuyan en número, aunque sí en forma y/o contenido. El motivo principal es que el aumento de la información que una pyme tiene que manejar es constante, lo que obliga al final a imprimir o reproducir documentos en formato físico. Esta conclusión es a la que Konica Minolta ha llegado después de varios años desarrollando consultorías y auditorías documentales desde su División de Consultoría Documental.


¿De qué manera puede una empresa convertir sus documentos físicos en electrónicos con validez legal?
Si habláramos con expertos legales y financieros, podrían darnos una inmensa variedad de opiniones, en función del documento u organismo con el que tuviéramos que relacionarnos. Para el resto de los mortales, y también para Konica Minolta, hay un ámbito que hoy en día preocupa a las pymes dentro de este aspecto. ¿Qué hacer con las facturas en papel de mis proveedores, que me veo obligado a almacenar cinco años por ley? Para Konica Minolta es muy simple la contestación a esta pregunta. Y así nos lo reconoce el mercado en estos momentos. DigitalDocu es una aplicación informática certificada por la Agencia Tributaria ofrecida en formato Servicio o como producto Software que permite digitalizar facturas en papel de proveedores y firmarlas electrónicamente. Dicha aplicación reproduce los libros contables de una empresa y además almacena dichas facturas escaneadas y firmadas con los conceptos y el orden adecuado, para que en caso de sufrir una inspección o auditoría, el inspector pueda consultar en ésta toda la información requerida.
Esta aplicación, diseñada específicamente para el mercado de la pequeña y mediana empresa, satisface todas las necesidades de estas empresas, tanto en su aspecto de funcionalidad, como en los aspectos técnico y económico, es decir de precio. Asimismo se ha diseñado para que sea independiente del hardware de digitalización o escaneo, sin importar modelos o fabricantes, permitiendo así no sólo tener más libertad de decisión, sino costes inferiores ya que se pueden utilizar recursos actuales ya existentes en las pymes.
El ahorro que este tipo de aplicaciones puede ofrecer a las empresas está directamente relacionado con los costes ocultos de los documentos. Con ello, conseguimos ahorrar económicamente en metros cuadrados desperdiciados en almacenar documentos y ahorrar también en los tiempos de desplazamiento y búsqueda de documentos.

¿Son las empresas conscientes de la necesidad de proteger los datos empresariales y personales?
La realidad que Konica Minolta ve en el mercado es que la conciencia existe y el hecho de conocer medidas de prevención está en aumento. Sin embargo tengo que decir que esta conciencia se enfoca principalmente en los documentos electrónicos y no en todos ellos. Control de Bases de Datos o de determinados directorios o aplicaciones son el objeto principal, sin embargo en el área de comunicaciones tanto móvil como fija, o en el de correos electrónicos o desarrollos web, dicha conciencia no está tan evolucionada. Ahora bien, cuando hablamos de documentos físicos dicha conciencia es manifiestamente inferior, ya que en nuestros estudios de consultoría documental es habitual encontrar archivadores de papel sin seguridad alguna, o copiadoras o faxes o impresoras escondidas en pasillos o cuartos donde acceder a la información impresa o copiada o recibida con total impunidad, es extremadamente fácil. Justo lo contrario que recomienda la Ley de Protección de Datos en el ámbito de documentos físicos.

La fuga de información confidencial, ¿se produce más por un tratamiento inadecuado de los documentos físicos o electrónicos?
Desde Konica Minolta cada vez que estudiamos e implantamos una solución documental, lo primero que queremos conocer son los procedimientos de los departamentos implicados en el estudio. De esta forma conseguimos no sólo conocer los costes reales de todos los documentos físicos y electrónicos, sino que nos permite mejorar los flujos de dichos procesos (que no cambiarlos) para que sean más eficientes tanto desde el punto de vista de la productividad como desde el punto de vista de la seguridad. Por ello, nosotros sabemos que la gestión no correcta de los documentos es algo que acarrea problemas reales, siendo la pérdida de información confidencial uno de los principales problemas.

¿Están la mayoría de las pymes preparadas para cumplir con la ley de protección de datos?
La verdad es que el camino es largo y que éste se ha iniciado hace relativamente poco. Pero también es verdad que aún queda mucho en el área de protección de datos para las pymes y también para las grandes empresas, a pesar de que estas últimas estén algo mas avanzadas. En este apartado, mi recomendación es la de permitir a los especialistas como Konica Minolta ofrecer la posibilidad de localizar los puntos conflictivos con la Ley de Protección de Datos en el funcionamiento de la empresa y además beneficiarse de conocer los costes documentales actuales y como reducir estos. De hecho este el objetivo de nuestra División de Consultoría Documental.

¿Qué alternativas técnicas y legales tienen una empresa a su alcance para evitar la propagación de la información personal?
Antes de hablar de alternativas, yo hablaría de prevención. La prevención bien entendida significa conocer qué es lo que se hace y cómo se hace. Para ello desde Konica Minolta, recomendamos el uso de Software capaz de auditar en tiempo real toda la información manejada por la empresa. De esta forma podemos saber qué volúmenes de documentos manejamos en la compañía, por quién, cuándo y por dónde los usamos. Con soluciones como Pcounter o PageScope Enterprise Suite se puede controlar a la perfección el movimiento de los documentos. Asimismo disponemos de Soluciones como Smart Plus, que permite generar auditorias documentales cuya función principal es la de poder proporcionar la información suficiente para la toma de decisiones oportuna, sobre qué hacer. Nuestra experiencia nos dice que en el momento en que estas aplicaciones se implantan y la información de seguimiento que generan se suministra a los integrantes de la empresa, la propagación errónea o intencionada de información se ve drásticamente cortada, además se aprecia un gran beneficio, ya que la información generada está estrictamente relacionada con la empresa, eliminando la de uso personal.
Este es un modelo preventivo y mucho menos “acusador” que otros.

¿Qué otras medidas generales de seguridad recomienda?
No obstante podemos implantar soluciones de seguridad de cifrado de documentos o de impresión segura. Controlar quién, cuándo, dónde y qué copia, imprime, escanea o envía por fax. Pudiendo entregar hasta una copia del fax enviado o del documento impreso. Como sistemas de seguridad avanzados podemos recomendar los dispositivos de huella biométrica o los lectores de tarjetas (de cualquier modalidad), que evitan que nadie pueda utilizar un recurso si no está autorizado. Si a todo esto le añadidos la seguridad del Directorio Activo que proporcionan los Sistemas Operativos actuales y se puede utilizar con cualquier hardware existente, esto permite disponer de un sistema de seguridad muy avanzado que impide cualquier filtración.

El peligro de los documentos impresos para la fuga de datos empresariales

Su empresa no está segura como usted cree. Los documentos físicos impresos, son una asignatura pendiente. Antonio Ramírez, responsable de soluciones documentales de Konica Minolta, ofrece unas importanes lecciones en torno a la protección de datos empresariales.

Por Antonio Ramírez, Document Solutions Manager de Konica Minolta


Quisiera hoy hablar sobre un tema muy olvidado en la empresa española, a pesar de la vigencia de la ley y la preocupación real que existe en ésta sobre el tema.

A lo largo de mi experiencia laboral, he encontrado muchas empresas muy conscientes de la protección de datos. Esto ha llevado a las empresas a aplicar procedimientos de control y flujo de documentos dentro de sus organizaciones, utilizando siempre la tecnología como medio que garantiza la confidencialidad de la información de carácter personal y/o laboral. Sin embargo, en este intento real y cierto de cumplir con la ley de protección de datos (15/1999 del 13 de diciembre de Datos de Carácter Personal), las empresas han encontrado un punto negro y me atrevo a confirmar con seguridad, que lo siguen teniendo, y está en el apartado de los documentos impresos o físicos.

Hoy por hoy, las empresas son capaces de controlar documentos electrónicos y garantizar la confidencialidad de la información registrada ella, pero cuando hablamos de documentos físicos, el tema cambia y mucho, ya que no se tiene muy en cuenta que la información manejada por una empresa sigue estando en formato físico con un porcentaje superior al 60%.

En un proceso de auditoría documental de los que ejecuto habitualmente, detecto rápidamente que existe mucha información impresa/física que está al alcance de cualquier persona. Es muy frecuente, encontrar dispositivos de impresión departamentales con hojas impresas esperando a ser recogidos por su propietario durante horas. Papeleras con documentos mal impresos y no destruidos, cartas y sobres abiertos y depositados en gavetas, cajones o archivadores a la espera de ser distribuidos o recogidos, habitaciones de archivos escondidos en sótanos sin una simple cerradura o candado.

Cuando el resultado de esta auditoría, le indica a un cliente estos y muchos más puntos débiles en su organización, éste no puede menos que sorprenderse y comprender que tiene un problema de seguridad de la información, que pensaba que tenía solucionado.

A mi me gusta recordar el artículo 9 de la ley antes citada, en el que de una forma, quizás algo vaga, hace referencia a este tipo de situación. Este artículo básicamente recoge tres medidas generales de seguridad:

1 – La situación física de un dispositivo de impresión o copiado debe de ser visible a todos los empleados y evitar lugares de poca visibilidad.

2 – Se recomienda establecer un sistema de perfiles de usuarios y derechos para los mismos de forma que podamos controlar lo que cada usuario hace con los documentos impresos, escaneados, copiados o enviados y recibidos por fax.


3 – La monitorización de los documentos y los dispositivos que la manejan, es primordial para conocer las posibles filtraciones de información.

En mi labor, he convertido estás recomendaciones generales en auténticas soluciones que permitan la seguridad total de la información en formato papel. Para ello, hemos podido establecer sistemas de identificación de huella biométrica personales, que impiden la copia o impresión, si el usuario no está dado de alta y autorizado en la organización. Las variantes sobre este tema son muchas, ya que en múltiples ocasiones el cliente quiere utilizar medios que ya tiene (tarjetas de presencia, tarjetas chips, códigos, usuario de red,…) para acceder a estos dispositivos. Todo esto es posible y mucho más.

Otra medida de seguridad muy utilizada es el control de las colas de impresión de cada uno de los usuarios, bien porque se imprima directamente sobre los dispositivos de impresión, o bien porque se realice vía un servidor de impresión. Esto permite disponer de un registro de los documentos impresos muy detallado, lo cual garantiza la seguridad requerida. Además este sistema tiene la ventaja añadida de controlar los costes de impresión pormenorizadamente.

Por encima de estas soluciones existen otras mucho más completas y complejas, no de uso, sino de posibilidades. Con ellas, el usuario dispondrá de un perfil único que le permitirá actuar sólo sobre los equipos asignados a él, o su departamento, sin importar en que oficina o planta se encuentre, llevando un registro detallado de todas sus acciones a la hora de crear o utilizar documentos físicos.

Otra variante de soluciones que garantiza la confidencialidad de los documentos físicos, son las aplicaciones de flujo documental que están pensadas para digitalizar los documentos entrantes rápidamente, certificarlos con firmas electrónicas legales y/o validadas por la agencia tributaria e iniciar un flujo de trabajo que haga que el documento viaje solo a las personas adecuadas en el momento adecuado. Este tipo de aplicaciones incrementa la seguridad de una forma exponencial.

Dicho esto, concluyo recordando que cuando piense en la seguridad de sus documentos, no se deje atrás los documentos físicos, y si quiere disponer de la mejor solución de seguridad en este ámbito deje que los expertos le aconsejen, entendiendo por expertos no aquellos que quieren comercializar un software especifico, sino por aquellos que realmente son capaces de ejecutar una consultoría documental que le lleve a tener la mejor Estrategia Documental de su empresa en el ámbito de la seguridad, en los flujos de documentos y, por supuesto, con los tiempos que corren, en los costes.